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Ihr habt wirklich ein Gewerbe? Tut mir leid wenn ich das so sage aber es ist die Wahrheit - das war alles andere als professionell, schlechter kann es von der Abwicklung her nicht laufen.
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Das habe ich mich auch gefragt:
Sehr oft sind Zeichen von unprofessionalität auch darin zu erkennen, daß digitale Daten an Kunden herausgegeben werden

Ein Hobbyfotograf mit Nebenjobambitionen kann sowas gerne machen, aber ich kenne eigentlich nur folgende Variante:
1. Preis für jede Stunde ANWESENHEIT berechnen
2. Es gibt nur Abzüge käuflich zu erwerben! Am besten wirbt man gleich noch mit dem klangvollen Terminus "feinstes Seidenrasterpapier" - viele Scanner können nicht damit umgehen

Das hat den Vorteil, daß zumindest der Aufwand an dem Termin selbst bezahlt wurde. Das kann man sich auch bezahlen lassen, bevor der Kunde auch nur ein Bild zur Voransicht gesehen hat. Selbstverständlich dürfen ein paar Abzüge im "Grundpreis" drin sein, aber danach wird wohl jeder Abzug extra berechnet.
400 Bilder sind auch eine ganze Menge. War das nur die Zahl der Auslösungen, oder hast Du tatsächlich so viele abgegeben? Ich vergleiche das einfach mal mit meiner Einstellung dazu: Wenn der Kunde nicht selbst fragt, teile ich ihm unaufgefordert mit, daß ich zwar viele Bilder mache, aber so gut wie nie mehr als 150 Bilder herausgebe. Das sind dann die Bilder von einem ganzen Tag, also Trauung, ein Shooting und die Feier.
Was solls, aus Fehlern kann man nur lernen.
Ach ja:
Ich gebe natürlich bei solchen Gelegenheiten auch digitale Daten raus, schließlich bin ich auch lange kein Profi.