Angenommen, ein Bild enthält einen Pixel der RGB-Farbe 200/230/200 (helles Grün), dann weiß zunächst niemand, welche exakte Farbe aus der Wirklichkeit mit diesem Wert 200/230/200 gemeint ist. Diese Zuordnung hat man erst, wenn die Datei ein Farbprofil enthält (z. B. das sRGB-Profil). Ohne Profil bliebe völlig offen, wie die Farbe auszusehen hat.
Wenn man genau dasselbe helle Grün nun auf einem Monitor darstellen will, muss man auch noch wissen, welchen Zahlenwert diese Farbe auf dem Monitor hat. Da der Monitor sehr wahrscheinlich nicht über denselben Farbraum verfügt wie das Bild, ist es dort ein etwas anderer Wert. Nehmen wir an, die Farbe 200/230/200 aus der Bilddatei hat an unserem Monitor den Wert 194/236/198. Dann muss die Software die Farbwerte 194/236/198 an den Monitor schicken - und dadurch wird exakt die Farbe angezeigt, die im Bild den Wert 200/230/200 hatte. Diese Umrechnung findet für jeden einzelnen Pixel statt.
Farbmanagement braucht also zu jeder Zeit mindestens zwei Profile: ein Quellprofil und ein Zielprofil. So kann das Farbmanagement-System die Farben der Quelldatei oder des Quellgerätes für die Zeildatei oder das Zielgerät umrechnen.
Fotos (Bilddateien) werden üblicherweise in einem genormten Arbeitsfarbraum angelegt, der ihre Farben definiert. Die bekanntesten Arbeitsfarbräume heißen sRGB und AdobeRGB.
Die Farbräume von Geräten (insbesondere Monitore und Drucker) müssen individuell gemessen werden; diesen Vorgang nennt man Profilierung.